Il Garante è intervenuto in diverse occasioni sulla gestione dell’account di posta elettronica da parte dei datori di lavoro. Molto spesso vi è la pratica di mantenere attivo l’account dell’ex dipendente, dopo la cessazione del rapporto di lavoro, attivando l’inoltro delle comunicazioni in entrata verso un altro indirizzo mail dell’organizzazione del datore di lavoro.
Questa pratica ha lo scopo di consentire la prosecuzione dei rapporti con fornitori e clienti, con i quali l’ex dipendente ha interagito durante la sua attività, e dunque di assicurare la continuità aziendale. Pensiamo all’ex dipendente dell’ufficio commerciale che intratteneva rapporti con clienti o possibili clienti.
Come deve comportarsi il datore di lavoro in questo caso?
Il Garante ha sottolineato che l’accesso all’account di posta elettronica dell’ex dipendente e a tutte le comunicazioni in entrata e in uscita in esso contenuto determinano inevitabilmente un trattamento di dati personali dell’assegnatario dell’account. Tale trattamento di inoltro delle email in ingresso all’account dell’ex dipendente verso un altro indirizzo dell’organizzazione del datore di lavoro risulta “non necessario” ai fini della continuità aziendale, con la conseguenza che i dati che riguardano l’ex dipendente appaiono “non pertinenti” ed eccedenti rispetto a tali fini.
Si precisa che il contenuto dei messaggi di posta, così come i dati esteriori delle comunicazioni stesse e i file allegati, riguardano forme di corrispondenza assistite da garanzie di segretezza tutelate anche costituzionalmente (artt. 2 e 15 Cost.). La tutela dei medesimi, quindi, è riconosciuta dall’ordinamento a favore del soggetto destinatario delle comunicazioni.
Rimozione dell’account
Dopo la cessazione del rapporto di lavoro, il datore di lavoro deve provvedere alla rimozione dell’account, previa disattivazione dello stesso e adozione di sistemi automatici volti ad informarne i terzi e a fornire, a questi ultimi, indirizzi alternativi riferiti alla sua attività professionale, provvedendo altresì ad adottare misure idonee ad impedire la visualizzazione dei messaggi in arrivo durante il periodo in cui tale sistema automatico è in funzione (v. tra i numerosi, Provv.ti 1 dicembre 2023, n. 602, doc. web n. 9978536; 4 dicembre 2019, n. 216, doc. web 9215890; 1° febbraio 2018, n. 53, doc. web n. 8159221, punto 3.4.).
Si può chiedere il consenso?
Neppure l’ipotesi della base giuridica del consenso del dipendente (articolo 6, paragrafo 1, lettera a)) appare percorribile alla luce dello squilibrio di potere che caratterizza il rapporto tra datore di lavoro e dipendenti che rende il consenso non valido perché “non libero”. Ciò soprattutto se il prestare il consenso porterebbe a una deminutio del perimetro delle tutele riconosciute all’interessato in materia di protezione dei dati personali.
Regolamento aziendale, perché è importante
Dotarsi di un regolamento aziendale che al suo interno riporta le linee guida sull’utilizzo dell’account di posta elettronica e disciplina le relative ipotesi di chiusura/cancellazione degli account quando un collaboratore cessa il proprio servizio in azienda, è fondamentale. Il regolamento si rileva utile sia per il dipendente, relativamente all’utilizzo dell’account di posta elettronica aziendale, sia per il datore di lavoro che definisce politiche chiare sull’utilizzo dell’email aziendale.
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