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Videosorveglianza

2 Gen 2020

Il Tribunale di Padova, con il decreto 6031 del 4 ottobre 2019 ha fatto il punto sulle condizioni di liceità delle investigazioni sui dipendenti. Il ricorso ad agenzie private da parte del datore di lavoro e l’utilizzabilità in giudizio del loro operato richiede un’attenta osservanza di limiti, che sono in costante aggiornamento, data l’evoluzione delle normative che disciplinano gli interessi coinvolti e l’interpretazione che la giurisprudenza ne offre.

L’indagine commissionata dal datore di lavoro ad agenti investigativi rientra nell’ipotesi di «impiego di personale addetto alla vigilanza dell’attività lavorativa», rispetto alla quale l’articolo 3 dello Statuto dei lavoratori delimita la sfera di intervento del datore (l’articolo 3 prevede infatti che i nominativi e le mansioni specifiche del personale addetto alla vigilanza dell’attività lavorativa debbano essere comunicati ai lavoratori interessati).

Secondo l’interpretazione estensiva che la giurisprudenza ormai consolidata ha elaborato di questa disposizione, il divieto di controllo occulto sancito dalla norma non opera quando il ricorso alle investigazioni private sia diretto a verificare comportamenti che possono configurare condotte illecite o anche solo il sospetto della loro realizzazione (Cassazione, sentenze 4984/2014 e 15094/2018).

Il controllo delle agenzie investigative non deve sconfinare nella vigilanza dell’attività lavorativa vera e propria del dipendente. In particolare, non deve consistere nel controllo dell’adempimento diligente delle mansioni, che è riservato direttamente al datore di lavoro e ai suoi collaboratori. Le indagini devono invece riguardare comportamenti che abbiano rilevanza non come mero inadempimento contrattuale, ma come autonome fattispecie illecite: civili, amministrative o penali. La giurisprudenza riconosce come verifiche di condotte illecite (perpetrate o sospettate) che consentono il ricorso all’agenzia investigativa:

  • quelle relative all’attività extralavorativa svolta dal dipendente violando il divieto di concorrenza, che sia fonte di danni per il datore di lavoro (Cassazione, sentenza 12810/2017);
  • quelle riguardanti l’uso improprio da parte del dipendente dei permessi previsti dall’articolo 33 della legge 104/1992 (Cassazione sentenza 4984/2014);
  • i comportamenti adottati nel corso di una malattia, laddove i controlli non devono riguardare gli aspetti sanitari (preclusi dall’articolo 5 dello Statuto dei lavoratori) ma le condotte extralavorative che attestano l’insussistenza della malattia o dello stato di incapacità lavorativa (Cassazione, sentenza 12810/2017);
  • quelle relative allo svolgimento durante l’orario di lavoro di attività retribuita in favore di terzi (Cassazione, sentenze 5269 e 14383 del 2000);
  • le attestazioni con le quali il dipendente afferma la propria presenza in servizio a fronte di prestazione lavorativa resa invece a orario ridotto (Cassazione, sentenza 14975/2018).

Il principio è quello dei cosiddetti controlli difensivi, che la giurisprudenza ha poi esteso all’interpretazione dell’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori sui controlli a distanza, nel testo anteriore alla riforma avvenuta con l’articolo 23 del Dlgs 151/2015.

I controlli a distanza

Le considerazioni relative al rapporto tra la nuova formulazione dell’articolo 4 e i controlli difensivi non coinvolgono l’articolo 3 dello Statuto dei lavoratori e quindi il tema del ricorso ad agenzie investigative. Il sistema normativo previsto dal riformulato articolo 4 riguarda infatti gli specifici controlli dei lavoratori tramite l’istallazione di impianti audiovisivi e strumenti tecnologici. Tra l’altro, il testo dell’articolo 3 non è stato modificato dalla riforma.

Il differente campo di applicazione porta a escludere che l’utilizzazione in giudizio del materiale fotografico della relazione investigativa sia normato dall’articolo 4, comma 1, dello Statuto, che riguarda impianti «installati» dal datore di lavoro.

I requisiti dell’incarico

È essenziale che l’incarico alle agenzie investigative sia conferito per iscritto. Il loro operato deve essere conforme alla normativa sulla privacy e alla giurisprudenza della Corte europea dei diritti dell’uomo in materia.

Le verifiche tramite investigatori devono rispondere all’esigenza di assicurare la protezione di diritti. L’attività di controllo non deve essere frutto di un’iniziativa arbitraria del datore di lavoro e non deve riguardare indistintamente un gruppo di lavoratori (no a controlli di massa).

Lo strumento di indagine usato deve essere il meno invasivo fra quelli disponibili e i controlli devono essere attuati con strumenti proporzionati al fine conseguito (principio di proporzionalità). Infine, i dati raccolti devono essere trattati da chi riceve e da chi conferisce l’incarico e le indagini devono concludersi in un termine ragionevole prestabilito.

Fonte: Il sole 24 ore

12 Mag 2019

Nessun silenzio-assenso sulla richiesta di autorizzazione all’installazione e utilizzo nei luoghi di lavoro degli impianti audiovisivi e degli altri strumenti di controllo previsti dall’art. 4, comma 1, della L. n.300/1970 e successive modificazioni. A chiarirlo è il Ministero del Lavoro nell’interpello n.3/2019 in risposta all’istanza presentata dal Consiglio nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro, precisando che la stessa norma non consente l’installazione e l’utilizzo degli impianti di controllo senza un atto espresso di autorizzazione sia di carattere negoziale, come un accordo sindacale, sia di carattere amministrativo, come un provvedimento, per via della disuguaglianza di stato tra datore di lavoro e lavoratori.

Infatti, le disposizioni contenute all’art. 4 affidano, in primis, ad un accordo tra la parte datoriale e le rappresentanze sindacali la possibilità di impiego degli impianti e degli altri strumenti che consentano anche il controllo dell’attività dei lavoratori. In mancanza di accordo, l’installazione è subordinata all’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.

Già con nota del 16 aprile 2012 (prot. n. 7162) la Direzione Generale per l’attività ispettiva del Ministero aveva fornito istruzioni operative in relazione al rilascio delle autorizzazioni previste dall’articolo 4 della legge n. 300del 1970. In quella occasione era stata sottolineata la necessità di considerare i presupposti legittimanti la richiesta di installazione di impianti di controllo, ovvero l’effettiva sussistenza delle esigenze organizzative e produttive, sottolineando inoltre il necessario rispetto del Codice per la privacy, nonché dei successivi provvedimenti del Garante, in particolare delle prescrizioni del Provvedimento generale sulla videosorveglianza dell’8 aprile 2010, nel quale, tra l’altro, si afferma l’esclusione dell’applicazione del principio del silenzio-assenso in questo caso specifico.

(Fonte: Consulenti del Lavoro)

29 Mar 2019
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Lo Studio Patrizia Meo è lieto di invitarvi all’incontro “Istruzioni GDPR. Cosa fare in pratica” di mercoledì 17 aprile, al fine di presentarvi le ultime novità in termini di adempimenti privacy.

 

DATA: mercoledì 17 aprile 2019

ORARIO: dalle ore 16.00 alle ore 18.00

SEDE: Biblioteca di Padenghe s/G, Via Roma, 4, Padenghe Sul Garda (Brescia)

DESTINATARI: imprenditori e professionisti, dipendenti che devono ancora adeguarsi al nuovo Regolamento Ue 2016/679 sulla privacy.

 

ARGOMENTI:

  • Conosciamo insieme il Regolamento UE 2016/679
  • Come predisporre un sistema di gestione privacy
  • Valutare e prevenire i rischi del trattamento dei dati
  • Videosorveglianza: come adeguarsi

 

RELATORI:

Patrizia Meo, Consulente privacy e DPO

Luisa Nizzola, Avvocato Foro di Brescia

Nino Papani, Consulente privacy e DPO

 

PERCHE` NON MANCARE: per avere un quadro semplice ma preciso in merito alle ultime novità sui principali adempimenti Privacy da attuare nell’ambito dell’attività d’impresa.

 

ISCRIZIONE OBBLIGATORIA: entro venerdì 12 aprile 2019.

La partecipazione è libera e gratuita, ma l’iscrizione obbligatoria a causa di un numero di posti limitati, è opportuno segnalare la presenza compilando lo specifico modulo.

modulo adesione

Per maggiori informazioni: 0309900647

5 Mar 2019

L’Ispettorato Nazionale del Lavoro a seguito di richieste circa la corretta applicazione dell’art. 4 della L. n. 300/1970 in cui si chiede se sia necessario, in caso di cambio di titolarità dell’impresa, avviare una nuova procedura per accordo in sede sindacale o autorizzative oppure se si possa operare in una sorta di continuità comunicando alle sedi competenti la modifica societaria, risponde con la con la Circolare n. 1881 del 25 febbraio 2019.

L’art. 4 della L. n. 300/1970 (Statuto dei lavoratori), dispone che gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali.

L’Ispettorato Nazionale chiarisce che, qualora gli strumenti/impianti siano stati installati seguendo le procedure indicate dall’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori e non siano intervenuti cambiamenti in merito ai presupposti legittimanti e modalità di funzionamento, non sarà necessario un rinnovo dell’autorizzazione.

“…il mero “subentro” di un’impresa in locali già dotati degli impianti/strumenti … non integra di per sé profili di illegittimità qualora gli impianti/strumenti stessi siano stati installati osservando le procedure (accordo collettivo o autorizzazione) previste dall’art. 4 della L. n. 300/1970 e non siano intervenuti mutamenti:

  • dei presupposti legittimanti (esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale);
  • delle modalità di funzionamento.

A tali fine, il titolare subentrante dovrà:

  • comunicare all’Ufficio [ITL] che ha rilasciato l’autorizzazione, gli estremi del provvedimento di autorizzazione alla installazione degli impianti;
  • rendere una dichiarazione con la quale attesti che, con il cambio di titolarità, non sono mutati né i presupposti legittimanti il suo rilascio, né le modalità di uso dell’impianto audiovisivo o dello strumento autorizzato.

Laddove peraltro non ricorra l’evidenziata condizione di invarianza dei richiamati presupposti, sarà necessario avviare nuovamente le procedure ex art. 4 L. n. 300/1970, fermo restando che sono in ogni caso assolutamente vietate eventuali modalità di uso diverse da quelle già autorizzate.

 

Fonte: Ispettorato Nazionale del Lavoro

 

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Le novità dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro in tema di videosorveglianza
20 Feb 2019

Installare le telecamere in un condominio pone non pochi problemi. In primis chi decide se si possono installare e poi quale sono le zone che si possono riprendere.

La legge di riforma del condominio, L. n. 220/2012, ha introdotto un nuovo articolo nel Codice civile riguardante proprio le telecamere in condominio.

L’ art. 1122-ter c.c. (Impianti di videosorveglianza sulle parti comuni) stabilisce che “le deliberazioni concernenti l’installazione sulle parti comuni dell’edificio di impianti volti a consentire la videosorveglianza su di esse sono approvate dall’assemblea” con un numero di voti che rappresenti la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore dell’edificio (art. 1136, comma 2, c.c.).

L’articolo chiarisce i tanti dubbi sull’installazione degli impianti di videosorveglianza (sulle parti comuni) e stabilisce che le deliberazioni che interessano l’installazione di impianti di videosorveglianza sulle parti comuni dell’edificio devono essere approvate dall’assemblea. Pertanto, l’assemblea decide se installare l’impianto di videosorveglianza, e dovrà avere come obiettivo quello di tutelare la sicurezza di cose e persone, ovvero beni comuni e i condomini o i loro familiari. Non si potrà, ad esempio, puntare una telecamera in condominio che riprende il terrazzo o la finestra del vicino.

La videosorveglianza nel condominio dovrà rispettare le regole previste dal provvedimento generale del Garante in materia di videosorveglianza dell’8 aprile 2010, in vigore con il Regolamento UE 2016/679. Disposizioni richiamate nel vademecum “Il condominio e la privacy” redatto dal Garante della privacy.

L’installazione delle videocamere è ammissibile solo per ragioni di sicurezza e vi è l’obbligo a carico dell’amministratore di Condominio di posizionare appositi cartelli informativi in luoghi visibili e aperti al pubblico che indichino la presenza delle telecamere, eventualmente avvalendosi del modello predisposto dal Garante. Le telecamere devono riprendere solo le aree comuni da controllare (accessi, garage…), possibilmente evitando la ripresa di luoghi circostanti e di particolari che non risultino rilevanti (strade, edifici, esercizi commerciali ecc.).

L’amministratore avrà anche l’obbligo di stabilire i tempi minimi di conservazione delle immagini. Le registrazioni possono essere conservate per un periodo limitato tendenzialmente non superiore alle 24-48 ore, poi devono essere cancellate. Si dovrà individuare il personale abilitato a visionare le registrazioni (soggetti autorizzati) e indicare il responsabile del trattamento dei dati. Infine, I dati raccolti (riprese, immagini) devono essere protetti con idonee e preventive misure di sicurezza.

Telecamere del singolo condomino

Quando l’installazione di sistemi di videosorveglianza viene effettuata da persone fisiche per fini esclusivamente personali e le immagini non vengono né comunicate sistematicamente a terzi, né diffuse (ad esempio attraverso apparati tipo web cam) non si applicano le norme previste dal Codice della privacy. L’area videosorvegliata è proprietà privata e non zona comune. In questo specifico caso, ad esempio, non è necessario segnalare l’eventuale presenza del sistema di videosorveglianza con un apposito cartello. Rimangono comunque valide le disposizioni in tema di responsabilità civile e di sicurezza dei dati. È tra l’altro necessario – anche per non rischiare di incorrere nel reato di interferenze illecite nella vita privata – che il sistema di videosorveglianza sia installato in maniera tale che l’obiettivo della telecamera posta di fronte alla porta di casa riprenda esclusivamente lo spazio privato e non tutto il pianerottolo o la strada, ovvero il proprio posto auto e non tutto il garage. Le riprese possono considerarsi di utilizzo esclusivamente personale, sarà opportuno che il singolo condomino assicuri il diritto alla riservatezza delle persone. Per la Cassazione si commette reato di interferenze illecite nella vita privata quando il singolo condomino è in grado di controllare chi va e chi viene, non a casa sua ma a quella degli altri.

Se però la zona ripresa è di accesso libero a tutti il discorso cambia: ecco perché è lecita l’installazione di un sistema di videosorveglianza che riprende il vialetto di ingresso.

Non compie violazione della privacy il condomino che installi, per motivi di sicurezza, allo scopo di tutelarsi dall’intrusione di soggetti estranei, alcune telecamere per visionare gli spazi rientranti tra le parti comuni dell’edificio (come un vialetto e l’ingresso comune dell’edificio), Sentenza Cassazione Penale, Sezione V, 26 novembre 2008, n° 44156, anche se tali riprese sono effettuate contro la volontà dei condomini. Nel caso specifico, la ripresa di quanto avveniva nelle zone di uso comune non protette, per quanto effettuata contro la volontà dei condomini, non era d’altro canto effettuata né clandestinamente né fraudolentemente.

Si configura reato quando concorrono due elementi: 1) l’indebita interferenza in uno dei luoghi indicati nell’articolo 614 c.p. (violazione di domicilio) realizzata con telecamere e 2) l’attinenza delle notizie o immagini alla vita privata che si svolge in quei luoghi. In assenza di uno di questi requisiti, non c’è reato.

Nel caso sopra, l’imputato aveva fornito ai vicini la possibilità di controllare quanto visualizzato dalle telecamere mediante i televisori all’interno delle loro case, ed era stato provato in giudizio che l’angolazione delle telecamere consentiva la visuale solo incidentale di piccole porzioni di uno sporto e di un poggiolo. La ripresa delle aree comuni non poteva, di conseguenza, ritenersi in alcun modo invasiva della sfera privata dei condomini.

 

30 Giu 2018

Una società di trasporto pubblico ferroviario  potrà dotare  di body cam (videocamere indossabili) gli addetti alla sicurezza e  i capitreno per contrastare e prevenire aggressioni furti e atti vandalici, in aumento negli ultimi anni. Ma dovrà adottare precise misure a tutela della riservatezza delle persone riprese [doc. web n. 8995107].

(Fonte Garante Privacy)

29 Mar 2018

Il Garante per la privacy ha autorizzato [doc. web n. 8159431] l’Azienda Mobilità e Trasporti di Genova (AMT S.p.A.) ad installare sul parabrezza anteriore dei propri veicoli aziendali un dispositivo denominato “Roadscan DTW”, in grado di registrare, in caso di incidenti, le immagini relative alla sede stradale prospiciente il veicolo o, su comando attivato dall’autista, le immagini della zona interna del mezzo e di localizzarlo senza riprendere il conducente.

Il sistema permetterà la ricostruzione dinamica di eventuali sinistri e la prevenzione e il contrasto di atti di vandalismo, potenziando la sicurezza dei passeggeri e degli autisti.

Il trattamento potrà essere effettuato solo per le finalità previste e nel rispetto di idonee misure di sicurezza volte a preservare l’integrità dei dati e prevenire accessi abusivi da parte di personale non autorizzato. A tutela dei lavoratori, la società ha concordato con le organizzazioni sindacali l’utilizzo del dispositivo secondo le finalità dichiarate, in base all’art. 4 dello Statuto.

Le informazioni relative alla localizzazione tramite GPS non potranno essere utilizzate per rintracciare on line il veicolo, né per definirne a posteriori il percorso effettuato.

L’utilizzo di tale sistema, secondo quanto indicato dalla Società, consentirebbe la “registrazione di immagini riferite allo spazio esterno corrispondente allo specchio visivo del conducente con visuale fissa e lente grandangolare ed a quello interno”, relativamente ai soli 20 secondi antecedenti e successivi al verificarsi di un evento che lasci supporre un sinistro ovvero su diretta attivazione dell’autista. Ma non solo, lo stesso sistema è in grado di memorizzare anche ulteriori informazioni quali: accelerazione / decelerazione, deviazione della direzione a destra/sinistra, accelerazione / decelerazione zenitale (sobbalzo), velocità istantanea, localizzazione del veicolo con sistema GPS. Il tutto, secondo quanto dichiarato dalla Società, con l’obiettivo di permettere la ricostruzione dinamica di eventuali sinistri nonché per la prevenzione e il contrasto di atti di vandalismo, potenziando così la sicurezza dei passeggeri e degli autisti.

I dati raccolti in occasione di sinistro potranno essere conservati sino a 24 mesi, scadenza del temine di prescrizione previsto dal Codice civile.

La società dovrà adottare un modello semplificato di informativa inglobata in un pittogramma (da collocare su ogni veicolo aziendale), che renda noto agli interessati (utenti, dipendenti e terzi) che in caso di sinistro le immagini saranno registrate.

(Fonte Garante Privacy)

3 Mar 2018

L’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) ha emanato la circolare n. 5 del 19 febbraio 2018, con la quale fornisce indicazioni operative in ordine alle problematiche inerenti l’installazione e l’utilizzazione di impianti audiovisivi e di altri strumenti di controllo, ai sensi dell’art. 4 della legge n. 300/1970.

Una prima questione che l’INL  prende in considerazione, riguarda le modalità secondo cui effettuare l’istruttoria, finalizzate al rilascio dei provvedimenti autorizzativi in materia, che non deve essere una valutazione tecnica dei dispositivi ma bensì una valutazione delle motivazioni che ne giustificano e legittimano l’utilizzo nonché della correlazione tra tali motivazioni e lo strumento da utilizzare.

“ ..l’oggetto dell’attività valutativa, infatti, va concentrata sulla effettiva sussistenza delle ragioni legittimanti l’adozione del provvedimento, tenendo presente in particolare la specifica finalità per la quale viene richiesta la singola autorizzazione e cioè le ragioni organizzative e produttive, quelle di sicurezza sul lavoro e quelle di tutela del patrimonio aziendale.”

Conseguentemente, le eventuali condizioni poste all’utilizzo delle varie strumentazioni utilizzate devono essere necessariamente correlate alla specifica finalità individuata nell’istanza senza, però, particolari ulteriori limitazioni di carattere tecnico. L’eventuale ripresa dei lavoratori, di norma, dovrebbe avvenire in via incidentale e con carattere di occasionalità ma nulla impedisce, se sussistono le ragioni giustificatrici del controllo (ad esempio tutela della “sicurezza del lavoro” o del “patrimonio aziendale”), di inquadrare direttamente l’operatore, senza introdurre condizioni quali, per esempio, “l’angolo di ripresa” della telecamera oppure “l’oscuramento del volto del lavoratore”.

Il Provvedimento non sarà più legato al posizionamento predeterminato e l’esatto numero delle telecamere da installare fermo restando, comunque, che le riprese effettuate devono necessariamente essere coerenti e strettamente connesse con le ragioni legittimanti il controllo e dichiarate nell’istanza, ragioni la cui effettiva sussistenza va sempre verificata in sede di eventuale accertamento ispettivo.

Ciò in quanto lo stato dei luoghi e il posizionamento delle merci o degli impianti produttivi è spesso oggetto di continue modificazioni nel corso del tempo (si pensi ad esempio alla rotazione delle merci nelle strutture della grande distribuzione) e pertanto rendono scarsamente utile una analitica istruttoria basata su planimetrie che nel corso del breve periodo non sono assolutamente rappresentative del contesto lavorativo.

Il provvedimento autorizzativo viene rilasciato sulla base delle specifiche ragioni dichiarate dall’istante in sede di richiesta. L’attività di controllo, pertanto, è legittima se strettamente funzionale alla tutela dell’interesse dichiarato, interesse che non può essere modificato nel corso del tempo nemmeno se vengano invocate le altre ragioni legittimanti il controllo stesso ma non dichiarate nell’istanza di autorizzazione. Gli eventuali controlli ispettivi successivi al rilascio del provvedimento autorizzativo, pertanto, dovranno innanzitutto verificare che le modalità di utilizzo degli strumenti di controllo siano assolutamente conformi e coerenti con le finalità dichiarate.

Nei casi in cui le videocamere o fotocamere si attivino esclusivamente con impianto di allarme antintrusione inserito, e quindi esclusivamente al di fuori dell’orario di lavoro, non sussiste alcuna possibilità di controllo “preterintenzionale” sul personale e pertanto il rilascio del provvedimento autorizzativo non richiede l’espletamento della valutazione istruttoria, secondo le modalità di cui  alla nota n. 299 del 28 novembre 2017.

L’accesso alle immagini registrate, sia da remoto che “in loco”, invece, deve essere necessariamente tracciato anche tramite apposite funzionalità che consentano la conservazione dei “log di accesso” per un congruo periodo, non inferiore a sei mesi. In considerazione di ciò, lo stesso INL ha ritenuto che l’utilizzo del sistema della “doppia chiave fisica o logica” non sia più una condizione necessaria nell’ambito dei provvedimenti autorizzativi da rilasciare.

Quanto invece al “perimetro” spaziale di applicazione della disciplina in esame, l’orientamento giurisprudenziale tende ad identificare come luoghi soggetti alla normativa in questione anche quelli esterni dove venga svolta attività lavorativa in modo saltuario o occasionale (ad es. zone di carico e scarico merci). La Corte di Cassazione penale (sent. n. 1490/1986) afferma infatti che l’installazione di una telecamera diretta verso il luogo di lavoro dei propri dipendenti o su spazi dove essi hanno accesso anche occasionalmente, deve essere preventivamente autorizzata da uno specifico accordo con le organizzazioni sindacali ovvero da un provvedimento dell’Ispettorato del lavoro.

Sarebbero invece da escludere dall’applicazione della norma quelle zone esterne estranee alle pertinenze della ditta, come ad es. il suolo pubblico, anche se antistante alle zone di ingresso all’azienda, nelle quali non è prestata attività lavorativa.

Il riconoscimento biometrico, installato sulle macchine con lo scopo di impedire l’utilizzo della macchina a soggetti non autorizzati, necessario per avviare il funzionamento della stessa, può essere considerato uno strumento indispensabile a “…rendere la prestazione lavorativa…” e pertanto si possa prescindere, ai sensi del comma 2 dell’art. 4 della L. n. 300/1970, sia dall’accordo con le rappresentanze sindacali sia dal procedimento amministrativo di carattere autorizzativo previsto dalla legge.

(circolare INL 5/2018 del 19 febbraio 2018)

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26 Gen 2018

 

Il Garante per la privacy si è espresso positivamente alla richiesta di verifica preliminare ad un sistema per il controllo dei consumi telefonici aziendali. La multinazionale che ha sottoposto il progetto al vaglio dell’Autorità dovrà però attenersi a  precise  misure a tutela della riservatezza dei lavoratori [7554790].

La multinazionale ha presentato “ha presentato una richiesta di verifica preliminare ai sensi dell’articolo 17 del Codice con riguardo al trattamento di dati personali dei propri dipendenti “cui sia stato assegnato un telefono aziendale”. Il trattamento avrebbe la finalità di “controllo delle fatture del provider del servizio telefonico” nonché di “analisi dell’andamento complessivo dei consumi in modo da valutare nel tempo l’adeguatezza del contratto con il provider […] con l’obiettivo di ridurre i costi aziendali e ottimizzare la qualità del servizio” nonché “rilevare eventuali situazioni anomale di consumi”. Il trattamento sarebbe effettuato mediante l’adozione di un sistema che consentirebbe di raccogliere ed elaborare i dati personali dei dipendenti ad opera della società inglese xx, specializzata nel settore, che la società istante si impegna a designare responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 29 del Codice (cfr. p. 2 nota 20.12.2016 e p. 2 nota 19.06.2017).”

Allo scopo esclusivo di ridurre i costi aziendali e valutare l’adeguatezza del contratto sottoscritto con il fornitore dei servizi telefonici, le società del gruppo potranno trattare, per effetto del bilanciamento di interessi riconosciuto dal Garante, alcune informazioni desunte dalla fatturazione bimestrale relative alle chiamate in uscita dei dipendenti assegnatari di una o più sim aziendali. In particolare, in conformità alla disciplina in materia di protezione di dati personali, il Garante ha prescritto che le informazioni sul traffico telefonico vengano trattate solo se necessarie, pertinenti e non eccedenti, o comunque se, in base alle condizioni contrattuali applicabili dal provider, comportino dei costi (ipotesi che non ricorre per le chiamate in entrata in  roaming senza specifici addebiti e in caso di tariffe flat).  Sui numeri delle chiamate in uscita e, nei casi consentiti, di quelle in entrata, sarà operato il mascheramento delle ultime quattro cifre. L’azienda specializzata che effettuerà  l’elaborazione di dati verrà designata quale responsabile del trattamento e dovrà restituire i risultati dell’analisi dei consumi a ciascuna società del gruppo solo per il personale di propria appartenenza.

In presenza di “consumi anomali“, la società provvederà a rilevarne le cause e, ove necessario, evidenzierà al proprio interno l’esigenza di contenere i costi aziendali, ma i dati non potranno essere trattati a fini disciplinari. In ogni caso, poiché il sistema è idoneo a realizzare un potenziale e indiretto controllo a distanza sull’attività dei dipendenti, dovrà comunque essere stipulato specifico accordo sindacale da parte di ciascuna società nel rispetto della disciplina di settore.

In base al Codice privacy, l’Autorità ha inoltre commisurato i tempi di conservazione dei dati entro un limite di sei mesi e non di un anno, come richiesto dalla società. La multinazionale dovrà  informare adeguatamente i dipendenti e adottare un  disciplinare interno per regolamentare le condizioni di uso delle sim in dotazione ai dipendenti.  È stato inoltre disposto che il file sul quale sono memorizzati i dati estratti dal portale del fornitore del servizio di comunicazione elettronica dovrà essere protetto mediante opportune tecniche di cifratura e che nell’ambito delle successive elaborazioni i dati dovranno essere anonimizzati mediante l’utilizzo di tecniche che non consentano la re-identificazione dell’interessato.

(Fonte Garante Privacy)

2 Dic 2017

L’Ispettorato Nazionale del Lavoro, con circolare 299 del 2017 (Prot. 299/2017/RIS del 28 novembre 2017) è intervenuta in tema di utilizzo di videocamere antifurto e altri strumenti di controllo, precisando che la loro presenza nei luoghi di lavoro è consentita laddove non sussista alcuna possibilità di controllo preterintenzionale del personale, pertanto gli ufficio territoriali competenti potranno rilasciare i relativi provvedimenti autorizzativi dell’utilizzo con tempi rapidi, stante “l’inesistenza di qualunque valutazione istruttoria”.

A questa soluzione arriva l’Ispettorato dopo le numerose istanze presentate dalle imprese che intendono procedere all’installazione di impianti di allarme o antifurto dotati anche di videocamere o fotocamere che si attivano, automaticamente, in caso di intrusione da parte di terzi all’interno dei luoghi di lavoro.

L’installazione di tali impianti, finalizzati alla tutela del patrimonio aziendale, prevedendo comunque la presenza di videocamere o fotocamere, rappresenta una fattispecie rientrante nell’ambito di applicazione dell’art. 4 della legge n. 300/1970 ed è soggetta pertanto alla preventiva procedura di accordo con RSA o RSU ovvero all’autorizzazione da parte dell’Ispettorato del Lavoro.

Al fine di uniformare l’operatività degli Uffici Territoriali, l’Ispettorato fornisce le indicazioni operative al fine di rendere più celeri le procedure autorizzative connesse a tali particolari impianti. Nel caso in cui le videocamere o fotocamere si attivino esclusivamente con l’impianto di allarme inserito, non sussiste alcuna possibilità di controllo “preterintenzionale” sul personale e pertanto non vi sono motivi ostativi al rilascio del provvedimento. In questi casi, gli Uffici Territoriali potranno rilasciare il provvedimento autorizzativo in tempi assolutamente rapidi stante l’inesistenza di qualunque valutazione istruttoria.

(Fonte INL)