Il Garante per la privacy si è espresso positivamente alla richiesta di verifica preliminare ad un sistema per il controllo dei consumi telefonici aziendali. La multinazionale che ha sottoposto il progetto al vaglio dell’Autorità dovrà però attenersi a precise misure a tutela della riservatezza dei lavoratori [7554790].
La multinazionale ha presentato “ha presentato una richiesta di verifica preliminare ai sensi dell’articolo 17 del Codice con riguardo al trattamento di dati personali dei propri dipendenti “cui sia stato assegnato un telefono aziendale”. Il trattamento avrebbe la finalità di “controllo delle fatture del provider del servizio telefonico” nonché di “analisi dell’andamento complessivo dei consumi in modo da valutare nel tempo l’adeguatezza del contratto con il provider […] con l’obiettivo di ridurre i costi aziendali e ottimizzare la qualità del servizio” nonché “rilevare eventuali situazioni anomale di consumi”. Il trattamento sarebbe effettuato mediante l’adozione di un sistema che consentirebbe di raccogliere ed elaborare i dati personali dei dipendenti ad opera della società inglese xx, specializzata nel settore, che la società istante si impegna a designare responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 29 del Codice (cfr. p. 2 nota 20.12.2016 e p. 2 nota 19.06.2017).”
Allo scopo esclusivo di ridurre i costi aziendali e valutare l’adeguatezza del contratto sottoscritto con il fornitore dei servizi telefonici, le società del gruppo potranno trattare, per effetto del bilanciamento di interessi riconosciuto dal Garante, alcune informazioni desunte dalla fatturazione bimestrale relative alle chiamate in uscita dei dipendenti assegnatari di una o più sim aziendali. In particolare, in conformità alla disciplina in materia di protezione di dati personali, il Garante ha prescritto che le informazioni sul traffico telefonico vengano trattate solo se necessarie, pertinenti e non eccedenti, o comunque se, in base alle condizioni contrattuali applicabili dal provider, comportino dei costi (ipotesi che non ricorre per le chiamate in entrata in roaming senza specifici addebiti e in caso di tariffe flat). Sui numeri delle chiamate in uscita e, nei casi consentiti, di quelle in entrata, sarà operato il mascheramento delle ultime quattro cifre. L’azienda specializzata che effettuerà l’elaborazione di dati verrà designata quale responsabile del trattamento e dovrà restituire i risultati dell’analisi dei consumi a ciascuna società del gruppo solo per il personale di propria appartenenza.
In presenza di “consumi anomali“, la società provvederà a rilevarne le cause e, ove necessario, evidenzierà al proprio interno l’esigenza di contenere i costi aziendali, ma i dati non potranno essere trattati a fini disciplinari. In ogni caso, poiché il sistema è idoneo a realizzare un potenziale e indiretto controllo a distanza sull’attività dei dipendenti, dovrà comunque essere stipulato specifico accordo sindacale da parte di ciascuna società nel rispetto della disciplina di settore.
In base al Codice privacy, l’Autorità ha inoltre commisurato i tempi di conservazione dei dati entro un limite di sei mesi e non di un anno, come richiesto dalla società. La multinazionale dovrà informare adeguatamente i dipendenti e adottare un disciplinare interno per regolamentare le condizioni di uso delle sim in dotazione ai dipendenti. È stato inoltre disposto che il file sul quale sono memorizzati i dati estratti dal portale del fornitore del servizio di comunicazione elettronica dovrà essere protetto mediante opportune tecniche di cifratura e che nell’ambito delle successive elaborazioni i dati dovranno essere anonimizzati mediante l’utilizzo di tecniche che non consentano la re-identificazione dell’interessato.
(Fonte Garante Privacy)